법인카드, 어디까지 되고 어디부터 안 되나
법인카드로 긁었다고 해서 전부 비용으로 인정되는 것은 아닙니다. 계정이 무엇이냐에 따라 한도가 걸리고, 증빙이 모자라면 아예 빠집니다.
법인카드를 쓰라는 이유
건당 3만 원을 넘는 기업업무추진비는 법인 명의 신용카드, 세금계산서, 현금영수증 가운데 하나가 있어야 비용으로 인정됩니다. 개인 카드로 결제하면 이 요건을 맞추지 못해 금액이 통째로 빠질 수 있습니다.
자리에서 급하게 개인 카드를 내는 일이 가장 흔한 실수입니다. 나중에 회사에 청구해 돌려받더라도 세법상 증빙 요건은 결제 수단으로 판단합니다.
같은 결제라도 계정이 다릅니다
| 쓴 자리 | 계정 | 한도 |
|---|---|---|
| 거래처 식사·선물 | 기업업무추진비 | 연간 한도 적용 |
| 임직원 회식 | 복리후생비 | 한도 없음 |
| 출장 교통·숙박 | 여비교통비 | 한도 없음 |
| 사무용품·비품 | 소모품비 등 | 한도 없음 |
| 거래처 경조사 | 기업업무추진비 | 20만 원 이하는 청첩장 등으로 갈음 |
계정을 잘못 잡으면 한도 계산이 틀어집니다. 특히 거래처가 한 분이라도 함께한 자리를 회식비로 넣으면 나중에 조정해야 합니다.
걸리기 쉬운 항목
- 주말·심야 결제 — 그 자체가 문제는 아니지만 사유 메모가 없으면 소명이 길어집니다.
- 같은 곳에서 잦은 소액 결제 — 3만 원 기준을 피하려 나눈 것으로 보일 수 있습니다.
- 개인 용도와 섞인 결제 — 가족 식사나 개인 물품은 비용이 아닙니다.
- 상품권 구입 — 누구에게 어떤 목적으로 썼는지 남기지 않으면 인정받기 어렵습니다.
- 해외 결제 — 환율과 목적을 함께 기록해 두어야 합니다.
사내 규정으로 정해 두면 편한 것
- 결제 전 승인 기준 — 얼마부터 사전 승인을 받을지 금액을 정합니다.
- 메모 양식 — 거래처명·참석 인원·목적 세 가지만 적게 합니다.
- 카드 소지자 — 누가 들고 다닐지 정해 두면 자리에서 헤매지 않습니다.
- 월 마감일 — 영수증 제출 기한을 두면 연말에 몰리지 않습니다.
- 금지 항목 — 개인 용도, 가족 동반 식사 등을 미리 적어 둡니다.
자주 묻는 것
법인카드가 없으면 어떻게 하나요?
세금계산서나 지출증빙용 현금영수증을 받으면 됩니다. 결제 수단보다 적격 증빙을 갖추는 것이 핵심입니다.
3만 원 이하는 증빙이 아예 필요 없나요?
적격 증빙 의무가 없을 뿐이고 영수증은 보관하는 편이 좋습니다. 누적되면 금액이 커집니다.
경조사비는 얼마까지 되나요?
월 마감 때 확인하는 다섯 가지
| 확인 | 무엇을 보나 |
|---|---|
| 계정 분류 | 거래처가 함께한 자리가 복리후생비로 들어가 있지 않은지 |
| 3만 원 선 | 초과 건이 전부 법인 카드 또는 적격 증빙인지 |
| 메모 | 거래처명·참석 인원·목적이 적혀 있는지 |
| 중복 | 같은 자리가 두 번 올라와 있지 않은지 |
| 누적 | 기업업무추진비 누계가 한도의 몇 %인지 |
이 다섯 가지를 월마다 보면 연말에 몰아서 정리할 일이 거의 없어집니다. 특히 누계는 분기마다 한 번씩 보는 것만으로도 초과를 미리 막을 수 있습니다.
카드를 잃어버렸거나 한도가 막혔을 때
- 분실 — 즉시 정지하고 재발급을 신청합니다. 그사이 지출은 세금계산서나 지출증빙용 현금영수증으로 받습니다.
- 한도 초과 — 결제가 막히면 그 자리에서 개인 카드를 쓰기 쉬운데, 증빙 요건에서 빠집니다. 현금영수증을 지출증빙용으로 받는 편이 낫습니다.
- 해외 결제 차단 — 출국 전에 해외 사용을 열어 둡니다. 막힌 상태로 나가면 방법이 없습니다.
- 심야 결제 제한 — 카드사에 따라 시간대 제한이 걸려 있을 수 있습니다. 자리를 잡기 전에 확인합니다.
메모는 세 줄이면 충분합니다
증빙 메모를 길게 쓰라는 규정은 없습니다. 나중에 보고 상황이 떠오를 정도면 됩니다.
○○상사 김 부장 외 2인 / 하반기 계약 건 협의 / 2026-10-05 저녁
거래처, 목적, 날짜 세 가지면 소명이 거의 끝납니다. 영수증 뒷면에 적든 지출결의서에 적든 형식은 상관없습니다.
승인 절차를 간단하게 두는 법
승인 단계가 많으면 자리에서 카드를 못 긁고, 아예 없으면 나중에 소명이 길어집니다. 금액대로 나누면 둘 다 피할 수 있습니다.
| 금액 | 절차 | 이유 |
|---|---|---|
| 3만 원 이하 | 사후 보고만 | 적격 증빙 의무가 없어 부담이 작습니다 |
| 3만~30만 원 | 사후 보고 + 메모 | 대부분의 식사 자리가 여기 들어갑니다 |
| 30만~100만 원 | 사전 구두 승인 | 자리 성격을 미리 공유해 두면 충분합니다 |
| 100만 원 초과 | 사전 서면 승인 | 금액이 커 사후에 되돌리기 어렵습니다 |
금액 구간은 회사 규모에 맞춰 조정하시면 됩니다. 중요한 것은 구간을 정해 두는 것이지 숫자 자체가 아닙니다. 기준이 없으면 매번 사람마다 다르게 판단하게 됩니다.
정산을 미루지 않는 이유
- 기억이 사라집니다. 한 달만 지나도 누구와 무슨 목적이었는지 떠오르지 않습니다.
- 영수증이 없어집니다. 종이 영수증은 두 달이면 글씨가 희미해집니다.
- 한도 관리가 안 됩니다. 누계를 모르면 연말에 넘긴 뒤에야 압니다.
- 연말에 몰립니다. 1년 치를 12월에 정리하면 분류 실수가 늘어납니다.
결제한 날 바로 메모를 남기는 것이 가장 쌉니다. 카드 알림이 오면 그 자리에서 세 줄을 적어 두는 습관이면 충분합니다.
건당 20만 원 이하면 청첩장이나 부고 문자로 갈음할 수 있습니다. 넘기면 일반 지출과 같은 증빙이 필요합니다.